Forretningsorden

Gældende for bestyrelsen i Grundejerforeningen for Agger nordre sommerhusområde

§ 1 – Forretningsordenens hjemmel og formål

Forretningsordenen er fastsat af bestyrelsen og er kun gældende for den siddende bestyrelse.

Formålet er at give bestyrelsesmedlemmerne et demokratisk værktøj til sikker drift af foreningen og sikre fælles målsætninger.

Den gælder indtil ny vedtagelse og kan ændres ved ordinært bestyrelsesmøde.

Er bestemmelser i strid med vedtægterne, er de ugyldige.

§ 2 – Bestyrelsens konstituering

Bestyrelsen konstituerer sig efter vedtægternes §5 efter generalforsamling.

Der udpeges:

  • Formand

  • Kasserer (næstformand)

  • Sekretær

  • It-administrator

  • Vejformand

Formand og næstformand må ikke være samme person.

§ 3 – Afholdelse af bestyrelsesmøder

Møder afholdes efter behov, jf. vedtægternes §5. Ethvert medlem kan få emner på dagsordenen.

Fast dagsorden:

  • Opfølgning fra sidste møde

  • Økonomisk status

  • Indkomne forslag/kommentarer

  • Dato for næste møde

  • Eventuelt

Årligt skal regnskab behandles efter nytår.

Kørselsgodtgørelse gives efter statens laveste takst.

§ 4 – Indkaldelse af bestyrelsesmøder

Indkaldelse sker skriftligt (gerne pr. e-mail) med 14 dages varsel.

Dagsorden og nødvendigt materiale skal medfølge.

§ 5 – Bestyrelsesmødernes ledelse og beslutningsdygtighed

Møder ledes af formanden.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formand/næstformand + to medlemmer er til stede.

Sager afgøres ved simpelt flertal. Inhabilitet skal oplyses jf. §8.

§ 6 – Bestyrelsens kompetencer

Stk. 1 Formand/næstformand:

Formanden leder møder og forhandlinger og tegner foreningen.

Næstformanden træder i stedet ved fravær.

Stk. 2 Kasserer:

  • Fremlægger økonomisk status

  • Rykker restanter

  • Udarbejder årsregnskab

  • Sender velkomstbrev til nye medlemmer

  • Ajourfører matrikelkort

Stk. 3 Sekretær:

  • Referent ved møder

  • Referater skal være forståelige for alle

  • Sendes senest en uge efter møde, offentliggøres senest 14 dage efter

Stk. 4 Vejformand:

  • Kontakt til kommune og praktiske forhold

Stk. 5 It-administrator:

  • Ajourfører medlemsliste

  • Sender generalforsamlingsindkaldelse

  • Opdaterer hjemmeside

Stk. 6 Korrespondance:

  • Al skriftlig kommunikation sendes til hele bestyrelsen, gerne som CC

§ 7 – Tilskud til projekter

  • Ansøgning skal indsendes senest 1. februar

  • Skal indeholde projektbeskrivelse og budget

  • Skal godkendes af generalforsamlingen

  • Beløb returneres hvis projekt ikke gennemføres som beskrevet

§ 8 – Hjemmeside

Bestyrelsen er ansvarlig for opdatering af www.agger-ans.dk.

It-administrator varetager den daglige drift.

§ 9 – Inhabilitet

Medlemmer må ikke deltage i beslutninger, hvor de har personlig interesse.

Inhabilitet skal oplyses af medlemmet selv.

§ 10 – Tavshedspligt

Bestyrelsen har tavshedspligt om medlemmer og forhold i foreningen.

Oplysninger må ikke deles uden samtykke.

Tavshedspligten gælder også efter udtræden af bestyrelsen.

§ 11 – Gyldighed

Denne forretningsorden er gældende fra 21.10.2023 og vedtaget af bestyrelsen.

Tidligere revisioner:

  • Revision 2: 11. januar 2014

  • Revision 3: 10. september 2022

  • Revision 4: 29. juli og 21.10.2023

Bestyrelsen består af:

  • Rikke Lawaetz (Formand)

  • Grete Johansen (Kasserer/næstformand)

  • Niels Meinfeldt (Sekretær)

  • Erling Skovsbøll (Vejformand)

  • Mogens Echardt (It-administrator)